社労士豆知識

入社時に必要な書類って?

ども、こにちわー♪

 

はい、さて今回は入社時に従業員からどのような書類を集めなければならないか

私の会社でも集めている書類をもとに、実務レッスンしていきましょう。

対象者 実務未経験の方及び新社員の方

 

必要書類リスト

一気に、私の会社で集めているリストあげちゃいます。

社労士の私と顧問社労士監修なんで、これだけ集めれば大丈夫でしょうw

入社時諸届出書 振込口座、通勤手段、家族状況等個別でまとめると管理しやすい
誓約書 雇用中の誓約事項を守ってもらうためのものです
住民票 申告した住所としっかり確認することも大事です
身元保証書 故意のトラブルなどの際に、賠償の連帯責任になってもらうものです
緊急連絡先カード 身元保証書と併用でも構いませんが、あると便利です
運転免許証のコピー 社用車を使う際や、通勤に使う際にはコピーを提出させます
車輌の任意保険書のコピー 万が一、通勤時に事故を起こした際の為に必ず提出させます
給与所得の扶養控除申告書 通称、【マルフ】です
源泉徴収票 本年中に前職がある場合は、年末調整時に必要です
年金手帳 社会保険加入時に必要となります
健康保険被扶養者異動届 社会保険に加入する際に扶養者がいる場合は提出
雇用保険被保険者証 雇用保険加入時に必要となります

とまぁ、ざっと集めている書類を挙げましたがどうですか?

メッチャありますよねw

当社は900人もいるので、正直出入りも激しく毎月のように

書類はあれこれ必要ですと説明しています。

その他、業種によっては

・貸与パソコン使用誓約書

なんかも必要だったりしますので、会社に合ったリスト作成が大事です。

列挙したものは、一般的に必要な書類をまとめています。

書類を集める際のポイント

私の会社はお堅い系のサービス業なので、

先ほど列挙した書類以外にも、【登記されていない事の証明】等々他にもあります。

書類がたくさんあり、社員もついつい漏れが出ちゃいます。

その時の為に、リストにして社員に渡すと集めるほうも楽で、確認する際にあれがないこれがないとならずに便利ですよ。

必要書類を一覧にしよう

   様

入社時提出書類一覧

入社日から5日間までに必要書類を提出してください。
提出に間に合わない場合は、すみやかに連絡してください。

▢ 口座確認票
▢ 誓約書
□ 身元保証書
                   ・
                   ・
                   ・

確認事項  
1.雇用保険加入 する  ・  しない
2.社会保険加入 する  ・  しない
3.社会保険加入日    月    日
4.扶養者の有無 有   ・   無

社会保険や雇用保険の為にスタート大事

私の実務経験的に、リストの中で特に大事なものは3つあります。

それが、

  1. 口座確認書
  2. 年金手帳とマイナンバー
  3. 雇用保険の番号がわかるものとマイナンバー

この3つが非常に大事です。

口座がわからないと給与が振り込めないので1番は当然ですよね。

ですが、それは教えてもらえば済むことです。

残りの2つが非常に危険です。

スタートがめちゃくちゃ大事!!

入社時に、加入させることがほとんどだと思います。

そこでしっかり担当に加入するしないを明確に伝達し、必要書類を流さないと

加入漏れが発生してしまいます。

きっちりした方なら、初回の給与明細で社会保険料や雇用保険料が引かれていないと

申告してもらえますが、中にはまったく見ない方もいます。

その結果、私は一度に3人の方の加入漏れをというミスを犯しました。

3ヵ月後に気づいたので、まだ傷は浅かった方ですがこれが何年も

続いていたかもと思うとゾッとしました。

その時は、漏れた3ヶ月分を毎月の給与から徐々に控除させてもらうことにしましたが

人によっては大変なお叱りを受けることにもなりかねないので

本当に注意しましょう。

その為に、書類一覧に加入する、しない、扶養者がいる、いない、加入時期などを

一緒に載せて共有することで、ミスを防げますので是非一緒に載せましょう。

 

身元保証書は年数を決めておこう

身元保証書は、年数がかかれていない場合は原則3年と決まっています。

それを過ぎると、保証書の効力は消え、無効になります。

ですが、年数を明記することで最大5年まで伸ばすことが出来ます。

ちなみに、更新も出来ます。

私の会社は、お堅い系ですが年数を明記せずに3年としています。

理由としては、いい人材でもたまに身元保証人になってくれる人がいなかったりするので

それを3年から5年なんて伸ばしたら余計に書いてもらえない人が増えそうなんで。
更新もしていません。

もともとは、賠償の連帯責任の為のものではありますが、

トラブルや音信不通になった際の緊急連絡先程度で活用している会社が多いです。

実際問題、身元保証人に賠償請求したところで期待はできませんから。

万が一、書いてもらえる人がいない場合は、緊急連絡先だけ教えてもらうでもいいかもしれませんね。

最初よければ全て良し

結果、良ければ全て良しとは違って

総務の仕事は、

最初、良ければ全て良しです。

事前に、しっかりとした情報共有していないとミスしたまま

社員を管理し続けてしまいます。

それは、社会保険や雇用保険の加入漏れだけではなく

採用後の現場変更の登録やそれに影響する時給の変更や様々なところに

影響していきます。

気づいた時には、とんでもない金額をまとめて支払わなければいけなかったり

逆に社員から払ってもらわなければならない状況をまねきます。

当然、社員にも自分の明細くらいはしっかり見て状況を把握してほしいと

内心思いますがw

ですが、社員の報告漏れやミスを気づくことも総務の仕事でもあるので

最初をしっかり意識して管理していきましょう。

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しゅん太郎
しゅん太郎
学生になった嫁、娘、息子、犬、猫 そしてをマイホーム背負ったサラリーマン32歳 趣味 ケツメイシの曲で騒ぐ、犬猫とじゃれる 資格 社会保険労務士